Ausgangslage
Ein Maschinenbau-Mittelständler mit 180 Mitarbeitenden bekam täglich 40 bis 60 Inbound-Anfragen über Web-Formular, Telefon-Notizen und E-Mail-Mailbox. Eine Backoffice-Kraft sortierte sie manuell in Pipedrive. Durchschnittliche Reaktionszeit: 18 Stunden, mit Schlechtwetter auch mal 36.
Was wir gebaut haben
Eine Claude-Sonnet-basierte Klassifikations-Pipeline, die jede Anfrage in unter zwei Sekunden bewertet:
- Zuordnung zur passenden Produktlinie (drei Sales-Teams)
- Lead-Score basierend auf Volumen-Hinweisen, Branche, Ansprechpartner-Rolle
- Vorschlags-Antwort mit Produktdaten, die der Vertriebler nur noch durchlesen und absenden muss
- Eskalation an Backoffice nur bei niedrigem Confidence-Score
Integration in das bestehende Pipedrive plus eine Slack-Benachrichtigung pro neuem Lead.
Tech
- Claude Sonnet 4 als Klassifikator
- Vercel-Edge-Functions für die Pipeline
- Pipedrive-API für Lead-Erstellung
- Postgres (Neon) für Audit-Logs
- Langfuse für Observability
Ergebnis
Reaktionszeit auf unter 4 Stunden im Durchschnitt. Backoffice-Aufwand reduziert um etwa 8 Stunden pro Woche. Vertriebsleitung bekommt einen wöchentlichen Report über Lead-Qualität und Klassifikator-Genauigkeit.
Lessons Learned
Die ersten zwei Wochen liefen mit 30 Prozent Confidence-Eskalation. Wir haben den System-Prompt mit echten Beispielen aus dem Backoffice nachjustiert. Quote ist heute bei 8 Prozent.